Οι ανακλήσεις και οι αποσύρσεις προϊόντων αποτελούν μία από τις πιο απαιτητικές καταστάσεις που μπορεί να αντιμετωπίσει μια επιχείρηση τροφίμων. Το BRCGS, με το νέο Best Practice Guideline: Managing Product Incidents (2026), δίνει έμφαση όχι μόνο στην αντίδραση όταν συμβεί ένα περιστατικό, αλλά κυρίως στην προετοιμασία που πρέπει να έχει προηγηθεί.
Και τα δεδομένα δείχνουν γιατί αυτό είναι σημαντικό: στους 12 μήνες έως τον Απρίλιο του 2025 καταγράφηκαν 1.743 product recalls στα πρότυπα του BRCGS, αριθμός αυξημένος κατά σχεδόν 40% μέσα σε δύο χρόνια.
Τι θεωρείται Product Incident;
Σύμφωνα με το BRCGS, ένα product incident είναι ένα γεγονός που μπορεί να οδηγήσει στην παραγωγή ή διάθεση ενός μη ασφαλούς, νοθευμένου, παράνομου ή μη συμμορφούμενου προϊόντος.
Η αιτία μπορεί να βρίσκεται σε ένα σφάλμα κατά την παραγωγή, σε απώλεια κρίσιμων υπηρεσιών όπως νερό ή ηλεκτρικό ρεύμα, σε περιβαλλοντικά περιστατικά όπως πυρκαγιά ή πλημμύρα, αλλά και σε κακόβουλες ή σκόπιμες ενέργειες.
Επομένως, η διαχείριση περιστατικών δεν αφορά μόνο την ανάκληση ενός τροφίμου όταν έχει ήδη φτάσει στον καταναλωτή. Αφορά ολόκληρο τον μηχανισμό μέσω του οποίου μια επιχείρηση εντοπίζει, αξιολογεί και διαχειρίζεται έγκαιρα ένα πιθανό πρόβλημα.
Γιατί το BRCGS δίνει μεγαλύτερη έμφαση στα Product Incidents;
Τα στοιχεία του BRCGS δείχνουν σημαντική αύξηση των ανακλήσεων τα τελευταία χρόνια. Την περίοδο Απριλίου 2024-2025, η μικροβιολογική επιμόλυνση αποτέλεσε την κυριότερη κατηγορία ανακλήσεων με 28,8%, ενώ ακολούθησαν η χημική επιμόλυνση με 19,6%, τα αλλεργιογόνα με 14,4%, η φυσική επιμόλυνση με 13,5% και τα προβλήματα συσκευασίας ή επισήμανσης με 12,4%.
Το νέο guideline δεν περιορίζεται, επομένως, στο τι πρέπει να γίνει όταν αποφασιστεί μια ανάκληση. Εστιάζει στη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου συστήματος που επιτρέπει στην επιχείρηση να είναι προετοιμασμένη πριν εμφανιστεί το περιστατικό, κατά τη διάρκειά του αλλά και μετά την ολοκλήρωσή του.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα Product Incident Plan;
Το BRCGS απαιτεί από τις εγκαταστάσεις να διαθέτουν Product Incident Plan, το οποίο καθορίζει τον τρόπο διαχείρισης των περιστατικών και περιλαμβάνει τις διαδικασίες και την τεκμηρίωση που απαιτούνται για αποτελεσματικές αποσύρσεις και ανακλήσεις.
Το guideline αναδεικνύει εννέα βασικά στοιχεία:
- Product Incident Policy,
- σαφείς όρους και ευθύνες,
- Product Incident Plan,
- διαδικασία Risk Assessment,
- Incident Management Team,
- υποστηρικτικά συστήματα,
- ιχνηλασιμότητα και τεκμηρίωση,
- διαδικασίες επικοινωνίας,
- εκπαίδευση προσωπικού.
Το σχέδιο πρέπει να είναι τεκμηριωμένο αλλά ταυτόχρονα αρκετά ευέλικτο ώστε να μπορεί να προσαρμοστεί στις πραγματικές συνθήκες ενός περιστατικού.
Incident Management Team: Ποιος αποφασίζει σε μια κρίση;
Η αποτελεσματική διαχείριση ενός περιστατικού δεν αποτελεί αποκλειστική ευθύνη του Quality Department.
Το BRCGS προτείνει μια Incident Management Team με εκπροσώπους από διαφορετικές λειτουργίες της επιχείρησης, όπως:
- Technical / Safety / Quality,
- Sales,
- Marketing / Public Relations,
- Purchasing,
- Production,
- Distribution / Logistics,
- Regulatory Affairs / Legal,
- Customer Service.
Κάθε μέλος πρέπει να γνωρίζει εκ των προτέρων τον ρόλο, τις αρμοδιότητες και την εξουσία λήψης αποφάσεων που διαθέτει.
Ιδιαίτερη σημασία έχει και η ύπαρξη αναπληρωτών. Ένα σοβαρό περιστατικό μπορεί να συμβεί οποιαδήποτε ώρα, Σαββατοκύριακο, αργία ή περίοδο κατά την οποία βασικά στελέχη απουσιάζουν. Το BRCGS επισημαίνει ότι πρέπει να υπάρχει επαρκής κάλυψη ώστε η επιχείρηση να μπορεί να ενεργοποιήσει άμεσα τη διαδικασία.
Ανάκληση και απόσυρση: Ποια είναι η διαφορά;
Η διάκριση μεταξύ recall και withdrawal είναι κρίσιμη.
Ως withdrawal - απόσυρση ορίζονται τα μέτρα για την απομάκρυνση μη συμμορφούμενων ή μη ασφαλών προϊόντων από τους πελάτες, αλλά όχι από τους τελικούς καταναλωτές. Συνήθως χρησιμοποιείται όταν δεν υπάρχει κίνδυνος για τον καταναλωτή.
Αντίθετα, το recall - ανάκληση περιλαμβάνει την απομάκρυνση του προϊόντος τόσο από τους πελάτες όσο και από τους τελικούς καταναλωτές επειδή υπάρχει κίνδυνος για την υγεία.
Η απόφαση πρέπει να βασίζεται σε οργανωμένη αξιολόγηση του κινδύνου και της πιθανής έκθεσης των καταναλωτών.
Risk Assessment: Πότε ένα περιστατικό οδηγεί σε ανάκληση;
Όταν εντοπιστεί ένα πιθανό περιστατικό, η ομάδα Quality Assurance πρέπει να συγκεντρώσει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες για τη φύση και τη σοβαρότητα του προβλήματος.
Η αξιολόγηση περιλαμβάνει όχι μόνο το hazard, αλλά και την πραγματική έκθεση των καταναλωτών: πόσο προϊόν βρίσκεται στην αγορά, πού έχει διανεμηθεί και εάν μπορεί να επηρεάσει την υγεία και την ασφάλεια των καταναλωτών.
Hazard και exposure αξιολογούνται μαζί ώστε να προσδιοριστεί ο συνολικός κίνδυνος και να αποφασιστεί εάν απαιτείται ανάκληση, απόσυρση ή άλλη ενέργεια.
Όταν τα διαθέσιμα στοιχεία δεν είναι επαρκή, το BRCGS αναφέρει ότι πρέπει να εξετάζεται μια προληπτική προσέγγιση για τον περιορισμό πιθανής βλάβης.
Ιχνηλασιμότητα: Το βασικό εργαλείο μιας αποτελεσματικής ανάκλησης
Το BRCGS χαρακτηρίζει ένα αποτελεσματικό σύστημα traceability ως προαπαιτούμενο για τη διαχείριση περιστατικών.
Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να γνωρίζει από πού προήλθε ένα προϊόν ή μια πρώτη ύλη και πού κατέληξε, αλλά και να διαθέτει λεπτομερή στοιχεία για τις παραγόμενες ποσότητες, την τοποθεσία των αποθεμάτων και την ποσότητα που έχει ήδη φτάσει στους καταναλωτές.
Σε ένα πραγματικό περιστατικό, η ταχύτητα με την οποία μπορούν να εντοπιστούν οι επηρεαζόμενες παρτίδες μπορεί να καθορίσει τόσο την έκταση του recall όσο και τον κίνδυνο για τους καταναλωτές.
Για αυτό, το σύστημα ιχνηλασιμότητας πρέπει να είναι συμβατό και με τις πληροφορίες που χρησιμοποιούν προμηθευτές και πελάτες, ώστε οι επηρεαζόμενες παρτίδες να αναγνωρίζονται χωρίς καθυστέρηση.
Επικοινωνία σε μια ανάκληση: Γιατί είναι κρίσιμη;
Το BRCGS θέτει τρεις βασικές αρχές για την αποτελεσματική επικοινωνία:
- σαφή και καθορισμένα κανάλια επικοινωνίας,
- ακριβείς και συγκεκριμένες πληροφορίες,
- γρήγορη και αποτελεσματική επικοινωνία.
Κατά τη διάρκεια ενός recall πρέπει να υπάρχει συντονισμένη ενημέρωση πελατών, προμηθευτών, αρμόδιων αρχών και, όπου απαιτείται, καταναλωτών και μέσων ενημέρωσης.
Η ανακοίνωση μιας ανάκλησης πρέπει να επιτρέπει τη σαφή αναγνώριση του προϊόντος και να περιλαμβάνει στοιχεία όπως όνομα προϊόντος, περιγραφή, παρτίδα ή ημερομηνία, barcode, μέγεθος συσκευασίας, γεωγραφική διανομή, φύση του προβλήματος και ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιήσει ο καταναλωτής.
Γιατί πρέπει να δοκιμάζεται το Product Incident Plan;
Ένα incident plan που υπάρχει μόνο ως έγγραφο δεν αρκεί.
Το BRCGS προτείνει η διαδικασία διαχείρισης περιστατικών να δοκιμάζεται τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο, ώστε να λαμβάνονται υπόψη αλλαγές στο προσωπικό, στην τεχνολογία και στους πιθανούς κινδύνους.
Οι ασκήσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να ελεγχθούν:
- η αποτελεσματικότητα του recall plan,
- η ιχνηλασιμότητα,
- οι χρόνοι αντίδρασης,
- η επικοινωνία,
- η διαθεσιμότητα των υπεύθυνων στελεχών,
- πιθανά κενά σε διαδικασίες, έγγραφα ή εκπαίδευση.
Ιδιαίτερο ενδιαφέρον έχει ότι το BRCGS προτείνει scenario-based tests, όπως περιστατικά επιμόλυνσης ή κακόβουλης παρέμβασης, ακόμη και εκτός κανονικού ωραρίου, ώστε η δοκιμή να προσεγγίζει περισσότερο τις συνθήκες μιας πραγματικής κρίσης.
Τι ρόλο έχει η εκπαίδευση του προσωπικού;
Η αποτελεσματικότητα του συστήματος εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το εάν οι άνθρωποι που θα κληθούν να το εφαρμόσουν γνωρίζουν πραγματικά τι πρέπει να κάνουν.
Το προσωπικό που εμπλέκεται στη διαχείριση περιστατικών μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσει με πελάτες, προμηθευτές, αρμόδιες αρχές, μέσα ενημέρωσης ή ακόμη και καταναλωτές.
Για αυτό το BRCGS δίνει έμφαση στην τακτική εκπαίδευση, στην αξιολόγηση των δεξιοτήτων της Incident Management Team και στην ύπαρξη περισσότερων εκπαιδευμένων ατόμων για κρίσιμους ρόλους, ώστε η διαδικασία να μη βασίζεται αποκλειστικά σε ένα συγκεκριμένο άτομο.
Τι πρέπει να συμβεί αμέσως μετά τον εντοπισμό ενός σοβαρού περιστατικού;
Η πρώτη προτεραιότητα είναι να σταματήσει η περαιτέρω διακίνηση του επηρεαζόμενου προϊόντος.
Ανάλογα με το περιστατικό, μπορεί να απαιτηθεί:
- διακοπή παραγωγής,
- δέσμευση και καραντίνα αποθεμάτων,
- ενημέρωση των αρμόδιων αρχών,
- επικοινωνία με πελάτες,
- εντοπισμός των επηρεαζόμενων παρτίδων,
- επιστροφή ή ασφαλής διάθεση προϊόντων,
- προετοιμασία επικοινωνίας προς τους καταναλωτές και τα μέσα ενημέρωσης.
Το BRCGS παρουσιάζει τη διαδικασία ως μια αλληλουχία ενεργειών από την ενεργοποίηση του incident plan και την αξιολόγηση του κινδύνου έως την ανάκληση ή απόσυρση, την ανάκτηση του προϊόντος και την τελική αξιολόγηση του περιστατικού.
Η διαχείριση δεν τελειώνει όταν ολοκληρωθεί η ανάκληση
Μετά τη σταθεροποίηση του περιστατικού πρέπει να ακολουθεί post-incident evaluation.
Η επιχείρηση χρειάζεται να πραγματοποιήσει Root Cause Analysis, να εντοπίσει πώς προέκυψε το πρόβλημα και να εφαρμόσει corrective και preventive actions ώστε να μειωθεί η πιθανότητα επανάληψής του.
Παράλληλα, πρέπει να αξιολογηθεί η ίδια η αποτελεσματικότητα του recall plan: τι λειτούργησε, πού υπήρξαν καθυστερήσεις, εάν χρειάζεται αλλαγή στο HACCP plan και τι feedback προέκυψε από εσωτερικές ομάδες, προμηθευτές ή συνεργάτες logistics.
Το BRCGS προχωρά μάλιστα ένα βήμα παραπέρα και εξετάζει το recovery and rebuilding μετά από μια σημαντική ανάκληση: διαφάνεια για το τι συνέβη, επικοινωνία με πελάτες και καταναλωτές, διορθωτικές ενέργειες και παρακολούθηση της εικόνας του προϊόντος μετά το περιστατικό.
Τι δείχνουν τα παραδείγματα του BRCGS;
Τα case studies του guideline δείχνουν ότι ένα Product Incident μπορεί να ξεκινήσει από διαφορετικά σημεία της αλυσίδας.
Σε ένα παράδειγμα, μη δηλωμένο αλλεργιογόνο λόγω λανθασμένης συσκευασίας οδήγησε σε ανάκληση, ενώ η Root Cause Analysis εντόπισε πρόβλημα στη διαδικασία product changeover.
Σε άλλη περίπτωση, μη κατάλληλο λιπαντικό που χρησιμοποιήθηκε από κατασκευαστή συσκευασιών οδήγησε μια επιχείρηση τροφίμων σε διακοπή παραγωγής, καραντίνα προϊόντων και απώλεια μιας εβδομάδας παραγωγής, αναδεικνύοντας πόσο σημαντική είναι η συνεργασία και η γρήγορη ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ προμηθευτών και πελατών.
Τα παραδείγματα δείχνουν ότι η ετοιμότητα για ένα περιστατικό δεν αφορά μόνο το Quality Department. Συνδέεται με παραγωγή, προμηθευτές, packaging, logistics, επικοινωνία και επιχειρησιακή συνέχεια.
Τι πρέπει να κάνουν τώρα οι επιχειρήσεις τροφίμων;
Το νέο guideline του BRCGS αποτελεί μια καλή αφορμή για τις επιχειρήσεις να επανεξετάσουν εάν το υφιστάμενο Product Incident Plan μπορεί πραγματικά να λειτουργήσει σε συνθήκες πίεσης.
Χρειάζεται να ελεγχθεί εάν οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες είναι σαφείς, εάν τα στοιχεία επικοινωνίας είναι επικαιροποιημένα, εάν υπάρχουν αναπληρωτές για κρίσιμες θέσεις, εάν το σύστημα ιχνηλασιμότητας μπορεί να δώσει γρήγορα τις απαιτούμενες πληροφορίες και εάν υπάρχουν έτοιμα templates για recall notices και επικοινωνία με πελάτες.
Εξίσου σημαντικό είναι να αξιολογείται η ετοιμότητα των προμηθευτών. Το BRCGS προτείνει οι επιχειρήσεις να γνωρίζουν τις δυνατότητες recall των suppliers τους και να έχουν ξεκαθαρισμένες τις ευθύνες και τις προσδοκίες μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών πριν προκύψει πραγματικό περιστατικό.
Τέλος, η πραγματική αποτελεσματικότητα του συστήματος πρέπει να επιβεβαιώνεται με τακτική εκπαίδευση και δοκιμές του incident plan, όχι μόνο με έλεγχο της τεκμηρίωσης.
Πώς μπορεί να σας βοηθήσει η SafeEat;
Η SafeEat μπορεί να υποστηρίξει τις επιχειρήσεις τροφίμων στην ανάπτυξη, αξιολόγηση και επικαιροποίηση των διαδικασιών Product Incident Management, Withdrawal και Recall.
Η υποστήριξη μπορεί να περιλαμβάνει την επανεξέταση του Product Incident Plan, τον καθορισμό ρόλων και αρμοδιοτήτων της Incident Management Team, την αξιολόγηση των διαδικασιών ιχνηλασιμότητας και επικοινωνίας, καθώς και την ανάπτυξη ρεαλιστικών mock recall και incident scenarios για τον έλεγχο της ετοιμότητας της επιχείρησης.
Στόχος δεν είναι απλώς να υπάρχει μια τεκμηριωμένη διαδικασία ανάκλησης, αλλά η επιχείρηση να μπορεί να ενεργοποιήσει το σχέδιό της γρήγορα και αποτελεσματικά όταν προκύψει ένα πραγματικό περιστατικό.
Επικοινωνήστε με τη SafeEat για να αξιολογήσουμε μαζί τις διαδικασίες διαχείρισης Product Incidents της επιχείρησής σας και να σας βοηθήσουμε να οργανώσετε αποτελεσματικά το πλάνο ανάκλησης και απόσυρσης προϊόντων.
Συχνές ερωτήσεις για Product Incidents και ανακλήσεις
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ανάκλησης και απόσυρσης προϊόντος;
Η απόσυρση αφορά την απομάκρυνση ενός προϊόντος από πελάτες χωρίς να επεκτείνεται στους τελικούς καταναλωτές και χρησιμοποιείται συνήθως όταν δεν υπάρχει κίνδυνος για αυτούς. Η ανάκληση επεκτείνεται και στους τελικούς καταναλωτές επειδή υπάρχει κίνδυνος για την υγεία.
Πρέπει κάθε επιχείρηση να έχει Product Incident Plan;
Οι οργανισμοί που συμμετέχουν στην παραγωγή και διάθεση προϊόντων πρέπει να διαθέτουν διαδικασίες για την προστασία της δημόσιας υγείας σε περίπτωση περιστατικού. Το BRCGS απαιτεί από τα sites να αναπτύσσουν Product Incident Plan που υποστηρίζει τη διαχείριση withdrawals και recalls.
Κάθε πότε πρέπει να δοκιμάζεται η διαδικασία ανάκλησης;
Το BRCGS συστήνει η διαδικασία Product Incident να δοκιμάζεται τουλάχιστον ετησίως, ώστε να αξιολογείται η αποτελεσματικότητά της και να λαμβάνονται υπόψη αλλαγές στο προσωπικό, στην τεχνολογία και στους κινδύνους.
Πρέπει να συμμετέχουν και οι προμηθευτές σε μια δοκιμή;
Όπου είναι δυνατόν, το BRCGS προτείνει στις δοκιμές να συμμετέχουν σχετικά στελέχη αλλά και πελάτες και προμηθευτές, ώστε να προσομοιώνονται καλύτερα οι πραγματικές συνθήκες ενός περιστατικού.
Τι πρέπει να γίνει μετά από μια πραγματική ανάκληση;
Πρέπει να πραγματοποιηθεί post-incident evaluation και Root Cause Analysis, να εφαρμοστούν διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες και να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα του ίδιου του recall plan, ώστε τα ευρήματα να αξιοποιηθούν για τη βελτίωση του συστήματος.
Μπορεί ένα Product Incident να αφορά και τη συσκευασία;
Ναι. Το guideline καλύπτει ολόκληρη την εφοδιαστική αλυσίδα, συμπεριλαμβανομένων των packaging materials. Μάλιστα, ένα από τα case studies αφορά πρόβλημα σε πλαστικό δίσκο επαφής με τρόφιμα που προερχόταν από τον κατασκευαστή της συσκευασίας.
